Règlement d'ordre intérieur des Conseils et Commissions

Extrait du registre aux délibérations de la séance du Conseil Communal du 25 mars 2019

Présents :

• M. Christian BAGUETTE, Conseiller-Président ;
• M. Lambert DEMONCEAU, Bourgmestre;
• Mme Alice JACQUINET et M. Christophe DEMOULIN, Échevins ;
• Mme Marie- Astrid HUYNEN- KEVERS, Présidente du C.P.A.S.;
• MM. Hubert AUSSEMS, Herbert MEYER, Mme Christine CHARLIER- ANDRE,
• M. Didier HOMBLEU, Mlle Caroline JACQUET, M. Guillaume DHEUR, Mme
• Marie- Emmanuelle JEANGETTE, Mme Joanne FUGER- REIP, Mme Géraldine
• DUYSENS- LONDON, Mlle Thaïssa HEUSCHEN, Conseillers ;
• Mme Gaelle FISCHER, Directrice générale – Secrétaire de séance.

Excusé(e)(s) :

• Mme Cécile HUYNEN- DELHEZ
• M. Gaston SCHREURS, Echevins,

sont absents et excusés.

9e OBJET : COMMISSIONS COMMUNALES ET CONSEILS CONSULTATIFS- PROJET DE
REGLEMENT D'ORDRE INTERIEUR (ROI)- ADOPTION

Le Conseil,
Vu sa décision du 25 février 2019 de constituer des Conseils consultatifs et Commissions qui se
réuniront pendant la présente mandature;
Considérant qu'il est nécessaire d'établir le Règlement d'Ordre Intérieur (ROI) de ces Conseils et
Commissions;

Sur proposition du Collège communal,
Après en avoir délibéré,
A l'unanimité,
DECIDE d'adopter comme suit le Règlement d'ordre intérieur des Conseils consultatifs et
Commissions communales qui seront mis en place lors de la présente mandature:

Article 1er- Conseils consultatifs

Article 1 – Composition

Le Conseil est composé de 9 personnes, dont au minimum 4 élus ainsi que de l'Echevin
compétent en la matière concernée

Article 2- Désignation

Le Conseil communal désigne l'ensemble des 9 membres du Conseil consultatif.
Le Conseil communal désigne le Président.
En cas d’absence du Président, c’est le vice-Président, choisi par le Conseil parmi ses membres effectifs lors d’un vote à bulletin secret, qui préside la séance.

Article 3 – Secrétariat

Le Secrétaire du Conseil est désigné par le Collège communal parmi les membres des services de l’administration communale. Le Secrétaire n’est ni Président, ni membre effectif du Conseil. Il n’a ni droit de vote, ni voix consultative.

Article 4 – Domiciliation

Sauf dérogation motivée accordée par le Conseil communal au moment de la désignation, le Président et les membres effectifs sont domiciliés dans la commune.

Article 5 – Vacance d’un mandat

Il appartient au Conseil communal par une décision motivée de mettre fin prématurément à un mandat et de procéder au remplacement du membre.
La proposition de mettre fin prématurément à un mandat se fonde sur un des motifs suivants :

• décès ou démission d’un membre
• situation incompatible avec le mandat occupé
• absence de manière consécutive et non justifiée à plus de la moitié des réunions annuelles imposées par le
  présent règlement
• inconduite notoire ou manquement grave aux devoirs de sa charge

Article 6- Compétences

Le Conseil rend des avis au Conseil communal et au Collège communal sur toutes les questions qui lui sont soumises.
Le Conseil peut aussi, d’initiative, rendre des avis au Conseil communal ou au Collège communal sur l’évolution des idées et des principes dans les matières qu'il traite.

Article 7 – Confidentialité – Code de bonne conduite

Le Président et tout membre du Conseil sont tenus à la confidentialité des données personnelles des dossiers dont ils ont la connaissance ainsi que des débats et des votes du Conseil. En cas d’inconduite notoire d’un membre ou de manquement grave à un devoir de sa charge, le Président du Conseil en informe le Conseil communal qui peut décider d’en acter la suspension ou la révocation.

Article 8 – Cellules

Le Conseil peut constituer des groupes de travail chargés notamment d’étudier des problèmes particuliers, de lui faire rapport et de préparer des avis. L’avis définitif est toutefois rendu par le Conseil.

Article 9 – Invités-Experts

La Conseil peut, d’initiative, appeler en consultation des experts ou personnes particulièrement informés.
Ceux-ci n’assistent qu’au point de l’ordre du jour pour lequel ils ont été invités. Ils n’ont pas droit de vote. Les frais éventuels occasionnés par l’expertise font l’objet d’une délibération préalable du Collège.

Article 10 – Validité des votes et quorum de vote

Le Conseil ne délibère valablement qu’en présence de la majorité des membres ayant droit de vote. Ont droit de vote, le Président et les membres effectifs. L'Echevin ne dispose pas du droit de vote.
Priorité est donnée à l'obtention du consensus et d'un vote unanime, cependant si cela n'est pas possible: Le vote est acquis à la majorité simple ; en cas d’égalité de voix, celle du Président est prépondérante ; Le vote peut être secret ou à main levée, à l’appréciation du Conseil.
Lorsqu’il est directement concerné par un dossier examiné par le Conseil, le Président ou le membre doit quitter la séance et s’abstenir de participer aux délibérations et au vote.

Article 11 –Fréquence des réunions – Ordre du jour et convocations

Le Conseil se réunit sur convocation du Président.
Les convocations comportent l’ordre du jour, fixé par le Président.
Le Président est tenu de réunir le Conseil afin que celui-ci puisse remettre ses avis dans les délais prescrits.
Les convocations sont envoyées par courrier électronique, à l'adresse communiquée par le membre, adressé aux membres du Conseil consultatif au moins sept jours francs avant celui de la réunion.
Une copie de cette convocation est également envoyée au Collège communal ainsi qu'à l'agent communal en charge de la communication. 3 membres peuvent solliciter la tenue du Conseil.

Article 12- Projet de Procès- verbal et Procès-verbaux des réunions

Les avis émis par le Conseil sont motivés et font état, le cas échéant, du résultat des votes. Ils sont inscrits dans un projet de procès-verbal signé par le Président et le Secrétaire du Conseil. Le projet de procès-verbal est envoyé aux membres du Conseil, qui ont la possibilité de réagir par écrit dans les huit jours à dater de l’envoi des documents. Il est soumis à approbation lors de la réunion suivante.
Après approbation, le procès- verbal du Conseil est transmis à l'ensemble des Conseillers
communaux.

Article 13 – Retour d’information

Le Conseil est toujours informé des avis ou des décisions prises par les autorités locales sur les dossiers qu’il a eu à connaître.

Article 14 –Rapport d’activités

Le Conseil dresse un rapport de ses activités qu’il transmet au Conseil communal pour le 1er mars de l’année qui suit l’exercice écoulé.
Ce rapport d’activités est publié sur le site internet communal et consultable à l’Administration communale après sa prise de connaissance par le Conseil communal.

Article 15 – Budget du Conseil

Le Conseil communal porte au budget communal un article en prévision des dépenses du Conseil consultatif de manière à assurer l’ensemble de ses missions. Le Collège communal veille à l’ordonnancement des dépenses au fur à et mesure des besoins de celui-ci.

Article 16 –Local

Le Collège communal met un local équipé à la disposition du Conseil consultatif. 

Article 17 – Modification du R.O.I.

Toute proposition de modification du présent règlement fait l’objet d’une délibération du Conseil communal.
Le Conseil consultatif est habilité à faire des suggestions dans ce domaine.

Article 18- Les modalités non visées par le présent règlement sont réglées par le Conseil
communal.

Article 2- Commissions

Article 1

La Commission a pour mission d’émettre des avis sur des sujets d’intérêt communal,
d’initiatives ou sur demande du Collège ou du Conseil communal, et de préparer les dossiers à
soumettre en Collège et /ou en Conseil communal.

Article 2

La Commission est composée de 5 membres du Conseil communal, désignés
proportionnellement entre les groupes qui composent le Conseil communal

Article 3

Le Conseil communal désigne le Président.

Article 4

Le Collège communal désigne, parmi les services de l’administration communale, le
service qui assure le secrétariat de la Commission.
Le Secrétaire n’est ni Président, ni membre effectif de la Commission. Il n’a ni droit de vote, ni voix
consultative.

Article 5

La Commission se réunit sur convocation de son (sa) Président(e)

Article 6

La Commission ne délibère valablement qu’en présence de la majorité des membres
ayant droit de vote.
Ont droit de vote, le Président et les membres effectifs.
Priorité est donnée à l'obtention du consensus et d'un vote unanime.
Cependant si cela n'est pas possible:
Le vote est acquis à la majorité simple ; en cas d’égalité de voix, celle du Président est
prépondérante ;
Le vote peut être secret ou à main levée, à l’appréciation de la Commission.
Lorsqu’il est directement concerné par un dossier examiné par la Commission, le Président ou le
membre doit quitter la séance et s’abstenir de participer aux délibérations et aux votes.

Article 7

La Commission peut entendre des experts, lesquels peuvent assister aux réunions mais
n’ont pas le droit de vote.

Article 8

Les avis émis par la Commission sont motivés et font état, le cas échéant, du résultat
des votes. Ils sont inscrits dans un projet de procès-verbal signé par le Président et le Secrétaire
de la Commission.
Le projet de procès-verbal est envoyé aux membres de la Commission, qui ont la possibilité de
réagir par écrit dans les huit jours à dater de l’envoi des documents. Il est soumis à approbation
lors de la réunion suivante.
Après approbation, le procès- verbal de la Commission est transmis à l'ensemble des Conseillers
communaux.

Article 9

Le Collège est seul juge de la publicité que la Commission peut accorder à ses débats et
à ses avis. Tous les membres sont tenus à la réserve. Ils ne peuvent agir ou parler au nom de la
Commission que sur mandat de celle-ci.

Article 10

Au Conseil communal et/ou au Collège, les élus assurent la publicité des débats et avis
de la Commission

Article 11

La Commission est toujours informée des avis et/ou décisions prises par le Collège
et/ou le Conseil communal sur les dossiers qu’elle a traités.

Article 12

La Commission dépose chaque année avant le 1er mars, son rapport d’activités auprès
du Conseil communal.
Ce rapport d’activités est publié sur le site internet communal et consultable à l’Administration
communale après sa prise de connaissance par le Conseil communal

Article 13

En cas d’absence du Président, la présidence des réunions est assurée par le viceprésident.

Article 14

La Commission se réunit autant de fois que l’exige le traitement des dossiers.

Article 15

A la demande d’un tiers des membres au moins, tout sujet relevant de la Commission
sera inscrit à l’ordre du jour de la réunion suivante.

Article 16

Les convocations sont envoyées par courrier électronique, à l'adresse communiquée
par le membre, aux membres 7 jours francs avant celui de la réunion, sauf urgence

Article 17

Le mandat des membres de la Commission donne droit à un jeton de présence de 50
euros brut par séance.

Article 18

Toute modification au présent règlement est soumise à l’approbation du Conseil
communal.